Kommunikations-Checkliste
Jonas, Digitalisierungsbeauftragter, lädt zum Auftaktgespräch für ein datenbasiertes Projekt in der Sozialraumplanung ein. Die Einladung geht an seinen Vorgesetzten, die IT-Abteilung und die betroffenen Fachbereiche. Barbara Sommer, Abteilungsleiterin Soziales, erscheint und stellt die erste Frage des Abends: „Inwiefern geht uns das an? Das ist doch eigentlich euer Thema.” Der Leiter des Stadtentwicklungsamts hat abgesagt, weil er den Termin für nachrangig hält. Ein Kollege aus dem Ordnungsamt nickt höflich und erklärt am Ende, er müsse das erst mit seiner Abteilungsleitung besprechen. Jonas erklärt denselben Sachverhalt dreimal.
Die richtigen Personen sind in der falschen Reihenfolge informiert worden.
Was dieses Werkzeug tut
Die Kommunikations-Checkliste strukturiert, wer wann und mit welcher Botschaft eingebunden werden muss und zwar differenziert nach Hierarchiestufe, Haltung und konkretem Einfluss auf das Vorhaben. Sie adressiert eine der häufigsten Ursachen für frühen Widerstand: dass Fachbereiche Datenprojekte als Angelegenheit der Digitalisierungsabteilung wahrnehmen und sich selbst nicht als Beteiligte verstehen. Das Ergebnis ist ein Kommunikationsplan, der sicherstellt, dass das Vorhaben in der richtigen Reihenfolge die richtigen Personen erreicht bevor Desinteresse zu Ablehnung wird.
So wird das Werkzeug angewendet
Übernehmen Sie die Stakeholder:innen direkt aus der Datenökosystem-Kartierung und ordnen Sie sie in der Vorlage ein. Erwartungen, mögliche Bedenken und notwendige Beiträge wurden möglicherweise bereits in der Ökosystemkartierung oder in der FAQ-Sektion der Zielbild-Pressemitteilung diskutiert; greifen Sie auf diese Erkenntnisse zurück, anstatt sie neu zu erheben.
Formulieren Sie für jede Gruppe zunächst das Warum: Welches Ziel verfolgen Sie mit der Ansprache dieser Gruppe? Legen Sie anschließend fest, was konkret kommuniziert werden soll, also welche Kernbotschaften den Mehrwert des Use Cases verdeutlichen oder bestehende Bedenken ansprechen. Bestimmen Sie schließlich das Wie: über welche Kanäle und in welchem Format die Botschaft vermittelt wird. Die Zielbild-Pressemitteilung und das browserbasierte Lernspiel stehen dabei als fertige Kommunikationsmittel zur Verfügung.
Legen Sie Anlässe, Frequenzen, Verantwortlichkeiten und Rückmeldungsmechanismen fest. Die Reihenfolge und der Kanal der Ansprache ergeben sich direkt aus der Einordnung in der Vorlage: Adressieren Sie die Gruppen in der ausgewiesenen Prioritätsreihenfolge und nutzen Sie die empfohlenen Kommunikationskanäle.
Richten Sie Mechanismen zur Einholung von Rückmeldungen ein, etwa durch digitale Umfragen, Sprechstunden oder offene Diskussionsrunden. Überwachen Sie die Wirkung Ihrer Botschaften und passen Sie Intensität und Formate an die aktuelle Haltung der jeweiligen Gruppe an. Ein gepflegter E-Mail-Verteiler hält alle Beteiligten regelmäßig über Fortschritte und Änderungen im Projekt informiert.
Wirkung im Gesamtprozess
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Adressierte Barrierenkreisläufe
Direkt adressierte Barrieren (●) und indirekt unterstützte Kreisläufe (○) aus dem ÖPGV-Whitepaper.
Widerstand entsteht oft nicht aus inhaltlicher Ablehnung, sondern weil Beteiligte sich übergangen fühlen oder zu spät informiert wurden. Die Checkliste strukturiert Kommunikation nach Hierarchiestufe, Haltung und Einfluss und verhindert, dass Desinteresse zu aktiver Ablehnung wird.
Die mittlere Führungsebene versäumt es oft, Vorhaben aktiv zu unterstützen, weil sie in der falschen Reihenfolge eingebunden wurde. Die Checkliste stellt sicher, dass entscheidungsrelevante Personen frühzeitig und vor anderen informiert werden.
Projekte verlieren ihre strategische Unterstützung, weil Führungskräfte sich übergangen fühlen oder der Nutzen nie klar kommuniziert wurde. Die Checkliste verhindert dieses Muster durch eine strukturierte Stakeholder-Kommunikation von Beginn an.
Fachbereiche sehen Digitalisierung als Aufgabe der IT-Abteilung. Ganz nach dem Motto „Digitalisiert mich mal.” Die Checkliste aktiviert gezielt Personen, die als Multiplikatoren fungieren und Fachbereiche als Beteiligte einbinden können.