Datensteckbrief
Thomas, IT-Sachgebietsleiter im Landkreis Mittelbach, erhält die Aufgabe, für ein neues Vorhaben alle relevanten Datensätze zu inventarisieren. Für den ersten Datensatz war bis zu seiner Pensionierung ein Kollege zuständig. Sein Nachfolger weiß nicht, wie die Felder befüllt werden sollen. Für den zweiten melden sich drei Personen als teilweise verantwortlich, ohne dass klar ist, wer verbindliche Aussagen treffen kann. Der dritte existiert in zwei Versionen in zwei verschiedenen Systemen mit leicht abweichenden Spaltennamen. Welche die aktuelle ist, kann Thomas nicht sicher sagen. Er trägt seine Erkenntnisse in eine neue Excel-Tabelle ein.
Niemand weiß verlässlich, wer welche Daten in welchem Zustand verantwortet.
Was dieses Werkzeug tut
Der Datensteckbrief ist das einheitliche Formular für jeden relevanten Datensatz im Use Case: wo er liegt, wer ihn verantwortet, wie er beschaffen ist, wie gut seine Qualität ist, und unter welchen Bedingungen er genutzt werden darf. Er führt dazu, dass dieselbe Information gleich bezeichnet, formatiert oder dokumentiert ist. Das Ergebnis ist ein strukturiertes Inventar, das auch dann noch vollständig ist, wenn die Person, die es kannte, nicht mehr da ist und das gleichzeitig als Eingabe für alle nachfolgenden Planungsschritte dient.
So wird das Werkzeug angewendet
Der Datensteckbrief ist eine Tabelle: Jeder Datensatz, der in der Datenökosystem-Kartierung als relevant für den Use Case identifiziert wurde, bekommt darin eine eigene Zeile, unabhängig davon, in wie vielen Datenflüssen er vorkommt. Bezeichnung und bereitstellende Stelle werden aus der Kartierung übertragen; neu erschlossen wird nur, was die Karte noch nicht weiß: ob man an den Datensatz technisch herankommt, ob man rechtlich heran darf und ob er für den Use Case taugt. Jede Zeile beschreibt den Datensatz als Ganzes, nicht jede einzelnen Datenpunkt darin.
Eine Zeile füllt nicht eine zentrale Stelle aus, sondern die Person, die den jeweiligen Datensatz im Verwaltungsalltag am besten kennt: in der Regel die Datenpflegende oder fachlich Verantwortliche des jeweiligen Fachbereichs. Liegt ein Datensatz bei einem externen Partner oder einem GovTech Partner, wird die Zeile im Dialog mit diesen ausgefüllt. Das Ausfüllen formalisiert dabei keine neuen Verantwortlichkeiten, sondern macht sichtbar, was informell bereits gelebt wird. Häufig werden dabei zum ersten Mal Unklarheiten über Zuständigkeit oder Qualität bewusst, die bisher im laufenden Betrieb unsichtbar blieben. Solche offenen Punkte werden nicht im Steckbrief gelöst, sondern als Klärungsbedarf festgehalten.
Sind alle Zeilen ausgefüllt, bildet der Steckbrief die vollständige Übersicht der relevanten Datensätze des Use Cases ab und benennt für jeden, ob er verfügbar und nutzbar ist oder noch geklärt werden muss. In dieser Form dient er als Grundlage für die Kompetenz- und Rollenmatrix, die Risiko- und Hürdenanalyse sowie die GovTech Anforderungsprüfung.
Wirkung im Gesamtprozess
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Adressierte Barrierenkreisläufe
Direkt adressierte Barrieren (●) und indirekt unterstützte Kreisläufe (○) aus dem ÖPGV-Whitepaper.
Datensätze werden ohne gemeinsame Sprache dokumentiert. Felder werden nach Ermessen der Sachbearbeiter:innen gefüllt wurden, sodass dieselbe Information je nach Person anders bezeichnet und formatiert ist. Der Datensteckbrief schafft ein einheitliches Format, das fachbereichsübergreifende Vergleichbarkeit erst ermöglicht.
Zuständigkeiten für Datensätze sind informell. Wenn jemand geht, verschwindet das Wissen über Herkunft, Qualität und Nutzungsbedingungen. Der Steckbrief verankert Verantwortlichkeiten explizit und personenunabhängig in der Organisation.
In einem Landkreis bestehen oft mehrere hundert isolierte Fachverfahren ohne Gesamtüberblick. Der Steckbrief erfasst Systemzuordnungen und technische Eigenschaften jedes Datensatzes und schafft so ein navigierbares Inventar.
Ohne einheitliche Datendokumentation können keine Standards und Austauschformate sinnvoll entwickelt werden. Der Datensteckbrief liefert die strukturierte Grundlage, auf der harmonisierte Prozesse aufbauen können.
Altlasten sind schwer abzulösen, weil niemand weiß, welche Daten wo liegen und in welcher Qualität. Der Steckbrief macht die Datenlage transparent und ist Voraussetzung für jede fundierte Migrationsstrategie.