Risiko- und Hürdenanalyse
Katrins Datenvorhaben ist seit drei Monaten in der Umsetzung. Der GovTech-Partner entwickelt, die Zeitplanung ist eng. Jetzt meldet der zuständige Mitarbeiter im IT-Bereich, er sei kurzfristig auf ein anderes Projekt umgezogen worden und ein Ersatz ist nicht vorgesehen. Der Fachverfahrenshersteller, dessen Exportfunktion als selbstverständlich angenommen wurde, erklärt, eine Schnittstelle sei „technisch aufwändig” und nicht im Basisvertrag enthalten. Die Förderung läuft in vier Monaten aus. Keines dieser Risiken war vor Projektbeginn dokumentiert worden.
Wann welcher Baustein wegbrechen würde, war zu keinem Zeitpunkt Gegenstand der Planung.
Was dieses Werkzeug tut
Die Risiko- und Hürdenanalyse unterzieht alle bisherigen Planungsergebnisse einer systematischen Belastungsprobe. Risiken werden nach Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Beeinflussbarkeit priorisiert. Sie macht explizit, was Projekte in der Praxis am häufigsten stoppt: eine einzelne Person, die Datenweitergabe verweigert; ein Förderzeitraum, der ausläuft, bevor die Lösung produktiv ist; eine Schnittstelle, die der Hersteller erst nach Vertragsabschluss als nicht umsetzbar erklärt. Das Ergebnis ist kein Problemkatalog, sondern ein begründeter Maßnahmenplan, auf dessen Basis Ressourcen gezielt eingesetzt werden.
So wird das Werkzeug angewendet
Die Risikoanalyse setzt voraus, dass die wesentlichen Planungsschritte abgeschlossen sind. Stellen Sie die Ergebnisse der Datenökosystem-Kartierung, der Dateninventur, der Kompetenz- und Rollenmatrix sowie der Unterstützungsmatrix als Unterlagen bereit. Prüfen Sie zudem, ob die FAQ-Sektion der Zielbild-Pressemitteilung bereits Risiken adressiert hat, die als Ausgangspunkt genutzt werden können. Diese Dokumente liefern das gesamte Eingangsmaterial für die Analyse; neue Informationen müssen nicht erhoben werden.
Führen Sie die Risikoidentifikation als moderierte Arbeitsrunde mit den Kernakteur:innen des Use Cases durch. Die Vorlage führt Sie dabei durch fünf strukturierte Risikobereiche, die die Ergebnisse der Vorgängerwerkzeuge systematisch einer Belastungsprobe unterziehen. Halten Sie für jeden Bereich fest, ob ein Risiko vorliegt und worin es konkret besteht.
Tragen Sie alle identifizierten Risiken in die Vorlage ein und bewerten Sie sie entlang dreier Dimensionen: wie wahrscheinlich ihr Eintreten ist, wie schwerwiegend die Auswirkung auf den Use Case wäre und wie stark die beteiligten Akteur:innen das Risiko selbst beeinflussen können. Die Kombination aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bestimmt die Priorität; die Beeinflussbarkeit bestimmt die Art der Reaktion.
Entwickeln Sie für alle als kritisch eingestuften Risiken einen Maßnahmenplan in der Vorlage. Halten Sie für jedes Risiko fest, was konkret getan wird, um es zu reduzieren, wer dafür verantwortlich ist, bis wann die Maßnahme greifen muss und woran erkennbar wird, dass das Risiko einzutreten beginnt. Risiken, die nicht eliminierbar sind, werden bewusst akzeptiert und transparent benannt.
Wirkung im Gesamtprozess
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Adressierte Barrierenkreisläufe
Direkt adressierte Barrieren (●) und indirekt unterstützte Kreisläufe (○) aus dem ÖPGV-Whitepaper.
Projekte werden nicht nach ihrer tatsächlichen Realisierbarkeit priorisiert, weil Risiken nicht systematisch bewertet werden. Die Analyse liefert ein begründetes Bewertungsraster, das eine fundierte Priorisierungsentscheidung auf Basis von Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Beeinflussbarkeit ermöglicht.
Ressourcenengpässe werden erst sichtbar, wenn das Projekt bereits stockt. Die Analyse erfasst diese Risiken systematisch im Vorfeld und leitet konkrete Gegenmaßnahmen ab.
Technische Abhängigkeiten von Anbietern oder fehlende Schnittstellen werden häufig erst nach Vertragsabschluss als Problem erkannt. Die Analyse deckt diese Risiken auf, bevor verbindliche Entscheidungen getroffen werden.
Ohne strukturierte Risikoidentifikation werden Projektprobleme erst sichtbar, wenn der Schaden eingetreten ist. Die Analyse gibt Entscheidungsträger:innen einen nüchternen, faktenbasierten Blick auf die Bedingungen, unter denen ein Vorhaben erfolgreich sein kann.
Pilotprojekte scheitern häufig an Risiken, die im Vorfeld erkennbar gewesen wären wie etwa auslaufende Förderzeiträume oder fehlende Testumgebungen. Die Analyse schafft die Voraussetzungen für eine realistische Erprobungsplanung.