Kompetenz- und Rollenmatrix
Jonas bereitet die Umsetzung seines Datenvorhabens vor und versucht, die Aufgaben zu verteilen. Der GIS-Spezialist im Stadtplanungsamt würde die Datenaufbereitung übernehmen. Dies ist aber nicht seine offizielle Stelle, er tut es neben seiner regulären Arbeit. Die IT-Abteilung kann Daten technisch exportieren, hat aber kein Mandat für Qualitätsprüfungen. Barbara pflegt seit Jahren einen Datensatz manuell, ohne dass das je als Verantwortlichkeit beschrieben worden wäre. Als Jonas fragt, wer für die Datenqualität des Gesamtprojekts zuständig sei, sieht ihn jeder an.
Die Verantwortung für datenbasiertes Arbeiten ist im Haus nicht formal geregelt worden, sondern zufällig entstanden.
Was dieses Werkzeug tut
Die Kompetenz- und Rollenmatrix leitet aus dem konkreten Use Case ab, wer was können muss, wer diese Rollen heute besetzt und wo Lücken oder Fehlbesetzungen bestehen. Sie setzt dem verbreiteten Muster entgegen, dass Datenverantwortung informell bei denjenigen landet, die gerade Interesse zeigen oder per Zufall zuständig wurden ohne explizites Mandat, ohne Ressourcen, neben ihrer eigentlichen Arbeit. Das Ergebnis ist eine AKV-Zuordnung (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten), die Klarheit schafft, bevor die erste Umsetzungsaufgabe verteilt wird.
So wird das Werkzeug angewendet
Leiten Sie zunächst ab, welche datenbezogenen Tätigkeiten der Use Case konkret erfordert. Entnehmen Sie der Zielbild-Pressemitteilung, welche Wirkungen erzielt werden sollen und welche Datennutzungen dafür notwendig sind. Ergänzen Sie aus der Datenökosystem-Kartierung, welche Akteur:innen Daten produzieren, verwalten, teilen oder nutzen, und aus der Dateninventur, wo relevante Datenbestände liegen und wer heute faktisch für deren Pflege verantwortlich ist. Das Ergebnis ist eine vollständige Liste der Tätigkeiten, die für den Use Case organisiert werden müssen.
Prüfen Sie für jede Tätigkeit, welche Person oder Stelle diese heute bereits ausführt und über die Ressourcen und Zuständigkeiten verfügt, um sie auszuführen. Tragen Sie die Ergebnisse in eine Matrix ein, deren Zeilen die Tätigkeiten und deren Spalten die identifizierten Rollen bilden. Beschreiben Sie für jede Rolle ihre Aufgaben, die erforderlichen Kompetenzen und ihre Verantwortlichkeiten. Ausgangspunkt sind dabei immer die bereits vorhandenen, informell gelebten Verantwortlichkeiten: In Verwaltungen werden Daten häufig bereits gepflegt und genutzt, ohne dass dies formell geregelt ist. Ziel dieses Schritts ist es, diese bestehende Praxis sichtbar zu machen, anstatt neue Strukturen aufzubauen.
Vergleichen Sie die vollständige Tätigkeitsliste mit den Zuordnungen aus dem vorigen Schritt. Prüfen Sie, ob es Tätigkeiten gibt, für die keine Person zugeordnet werden konnte, ob Zuständigkeiten unklar oder mehrfach vergeben sind und ob Personen einer Rolle zugeordnet wurden, für die ihnen die notwendige Kompetenz fehlt. Nutzen Sie die Vorlage, um alle identifizierten Lücken und Reibungen festzuhalten und nach ihrer Relevanz für die Umsetzung des Use Cases zu priorisieren.
Entwickeln Sie auf Basis der identifizierten Lücken konkrete Maßnahmen. Bevorzugen Sie dabei Lösungen, die bestehende Strukturen nutzen: Formalisieren Sie informell bereits gelebte Verantwortlichkeiten, bevor neue Rollen eingeführt werden. Stoßen Sie gezielte Qualifizierungsmaßnahmen an, wo Kompetenzen fehlen, und klären Sie die Schnittstelle zu einem GovTech Partner, wenn Lücken nicht intern geschlossen werden können. Halten Sie alle Maßnahmen mit Verantwortlichen und Zeitrahmen in der Vorlage fest.
Wirkung im Gesamtprozess
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Adressierte Barrierenkreisläufe
Direkt adressierte Barrieren (●) und indirekt unterstützte Kreisläufe (○) aus dem ÖPGV-Whitepaper.
Datenverantwortung landet informell bei wem auch immer gerade Interesse zeigt meistens ohne Mandat, Ressourcen oder Freistellung. Die Rollenmatrix macht explizit, wer welche Verantwortung trägt, und schafft damit die strukturellen Voraussetzungen für wirksames Handeln.
Es ist oft unklar, welche Fähigkeiten für den konkreten Use Case gebraucht werden und wo die Lücken liegen. Die Matrix leitet aus dem Aktivitätsprofil des Use Cases konkrete Kompetenzanforderungen ab und identifiziert gezielt Qualifizierungsbedarf.
Wenn Rollen unklar sind, können Vorhaben nicht konsequent umgesetzt werden und verlieren ihre strategische Verankerung. Klare Rollenprofile verhindern, dass Verantwortung diffundiert und Projekte im Nichts versanden.
Innovationsimpulse bleiben wirkungslos, wenn niemand formell zuständig ist, sie weiterzutragen. Die Rollenmatrix schafft die strukturellen Voraussetzungen dafür, dass engagierte Personen tatsächlich Gestaltungsspielraum erhalten.