Datenökosystem-Kartierung
Katrin Vogel, CDO einer mittelgroßen Stadt, bereitet einen Bericht zur sozialen Infrastruktur für den Stadtrat vor. Sie kontaktiert drei Fachbereiche. Die Stadtplanung schickt GIS-Daten aus dem Jahr 2021. Das Sozialamt liefert eine aktuelle Excel-Liste, deren Spaltenstruktur von der der anderen abweicht. Das Jugendamt hat Fallzahlen, aber keine Standortangaben. Die städtische Wohnungsbaugesellschaft, die für das Thema ebenfalls relevante Daten führt, wurde gar nicht erst angefragt. Nach zwei Wochen E-Mail-Verkehr hat Katrin vier Dateien, die sich nicht zusammenführen lassen.
Niemand weiß, ob die notwendigen Daten in der Verwaltung vorhanden sind und wie sie zusammenhängen.
Was das Werkzeug leistet
Die Datenökosystem-Kartierung legt offen, wer im Use Case welche Daten erzeugt, teilt und nutzt. Hierbei werden auch externe Akteure wie Versorgungsunternehmen, Landesbehörden oder Dienstleister, die in Datenprojekten oftmals übersehen werden, miteinbezogen. Sie soll dem Zustand entgegenwirken, in dem ein vollständiger Überblick über die eigene Systemlandschaft fehlt und für jede Datenanfrage neu nachgefragt werden muss. Das Ergebnis ist eine gemeinsame Landkarte, auf der alle Beteiligten erstmals denselben Ausschnitt der Realität sehen und damit die Grundlage für jede weitere Planung bildet.
So wird das Werkzeug angewendet
Drucken Sie entweder die PDF Vorlage aus oder starten Sie die interaktive Vorlage.
Notieren Sie alle relevanten Akteur:innen: Sachbearbeitende, Fachbereiche, Organisationen sowie externe Stakeholder.
Verbinden Sie Akteur:innen mit beschrifteten Linien. Nutzen Sie verschiedene Linientypen oder Farben.
Visualisieren Sie entstehende Mehrwerte: effizientere Prozesse, neue Erkenntnisse, gestärktes Vertrauen.
Ergänzen Sie relevante Datenquellen (z.B. Register, Fachverfahren) und Schnittstellen zu jeder Akteur:in.
Markieren Sie Blockaden (fehlende Standards) und Chancen (offene Schnittstellen, GovTech-Kooperationen) direkt auf der Karte.
So wird das Werkzeug angewendet
Wirkung im Gesamtprozess
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Adressierte Barrierenkreisläufe
Direkt adressierte Barrieren (●) und indirekt unterstützte Kreisläufe (○) aus dem ÖPGV-Whitepaper.
Fachbereiche arbeiten nebeneinander statt miteinander, weil niemand die gegenseitigen Datenabhängigkeiten kennt. Die Kartierung macht Abhängigkeiten für alle sichtbar und schafft erstmals eine gemeinsame Diskussionsgrundlage.
Systeme sind isoliert, Daten verteilt. Manche Kommunen berichten, dass selbst die IT-Abteilung den Überblick über die eigene Landschaft verloren hat. Durch die strukturierte Visualisierung aller beteiligten Systeme, Schnittstellen und externen Akteure wird die tatsächliche Datenlandschaft erstmals für alle zugänglich.
Mitarbeitende erkennen keinen Nutzen von Datenprojekten, weil unklar ist, wie Daten aus verschiedenen Bereichen zusammenwirken könnten. Die Kartierung macht Mehrwertpotenziale durch die Sichtbarmachung von Datenflüssen und Wertbeziehungen konkret erfahrbar.
Ohne gemeinsames Bild der Datenlandschaft können keine übergreifenden Standards oder Koordinationsmechanismen entwickelt werden. Die Kartierung liefert die strukturelle Grundlage, auf der Harmonisierungsmaßnahmen erst ansetzen können.