GovTech Anforderungs-Checkliste
Thomas wählt eine neue Software für das Fallmanagement des Landkreises aus. Die Demo überzeugt, der Preis liegt im Rahmen, der Funktionsumfang passt zum Bedarf. In der Vertragsverhandlung fragt er, ob sich Daten exportieren lassen. Der Anbieter antwortet: „Grundsätzlich ja, das ist eine Zusatzleistung.” Ob die Daten nach Vertragsende in einem offenen Format vorliegen, wie die Schnittstellen dokumentiert sind und ob andere Systeme anbinden können, kommt im Gespräch nicht zur Sprache. Solche Punkte stehen in der Verhandlung selten auf der Tagesordnung. Ohne ein Werkzeug, das sie systematisch und frühzeitig abfragt, entscheidet Thomas anhand dessen, was gut sichtbar ist: Funktionsumfang und Preis.
Die Abhängigkeit vom Anbieter wird erst dann sichtbar, wenn ein Wechsel nötig wird.
Was dieses Werkzeug tut
Die GovTech Anforderungs-Checkliste übersetzt intern erarbeitete Governance-Entscheidungen in konkrete K.O.-Kriterien für die Auswahl externer Partner. Aufbauend auf den übrigen Werkzeugen des Kastens prüft sie use-case-spezifisch, ob ein Anbieter die unverzichtbaren Mindestanforderungen erfüllt. Jede Anforderung wird mit Ja, Nein oder Klärungsbedarf beantwortet und muss belegt werden, nicht nur zugesichert. Sie adressiert eine konkrete Beschaffungslücke: Offene Schnittstellen und Exit-Fähigkeit stehen in Vergabeverfahren selten auf der Tagesordnung, sodass Abhängigkeiten oft erst nach Vertragsabschluss sichtbar werden. Das Ergebnis ist eine nachweisbasierte, nachvollziehbar begründete Ausschlussprüfung, die Abhängigkeiten verhindert, bevor sie entstehen.
So wird das Werkzeug angewendet
Erstellen Sie vor der Anbieterprüfung ein use-case-spezifisches Anforderungsprofil aus den vorgelagerten Werkzeugen: die Zielbild-Pressemitteilung liefert Ziel und Motivation, die Dateninventur die eingebundenen Datensätze und ihren Schutzbedarf, die Datenökosystem-Kartierung die Schnittstellen zu bestehenden Systemen, die Kompetenz- und Rollenmatrix die Aufgaben, die die Verwaltung selbst übernehmen kann, und die Risiko- und Hürdenanalyse die kritischen Risiken. Dieses Profil entscheidet, welche Prüffragen im konkreten Fall relevant sind, und stellt sicher, dass die Checkliste nicht als generische Anbieterbewertung ausgefüllt wird, sondern auf den konkreten Use Case zugeschnitten ist.
Stellen Sie interessierten Anbietern die Checkliste als strukturierten Fragebogen zu. Selbstauskünfte allein reichen nicht aus: Für jede Anforderung ist ein konkreter Nachweis beizubringen, etwa ein Zertifikat, eine Schnittstellendokumentation, ein Muster-Datenexport oder ein Referenzbetrieb. Es gilt der Grundsatz: kein Beleg, keine Erfüllung. Eine nur zugesicherte, aber nicht belegte Anforderung wird als nicht erfüllt gewertet.
Beantworten Sie jede Prüffrage mit Ja, Nein oder Klärungsbedarf. Es handelt sich um Ausschlusskriterien: Ein einziges „Nein“ bei einer K.O.-Frage führt dazu, dass der Anbieter ausscheidet; „Klärungsbedarf“ blockiert die Entscheidung, bis der Punkt aufgelöst ist. Klären Sie parallel für jeden datenbezogenen Prozess, welche rechtliche Rolle der Anbieter übernimmt und welche Verantwortlichkeiten bei der Verwaltung verbleiben.
Halten Sie je Anbieter nachvollziehbar fest, welche Kriterien erfüllt, nicht erfüllt oder offen sind, und fassen Sie das Ergebnis kurz für das Entscheidungsgremium zusammen. Ordnen Sie anschließend jede erfüllte Anforderung einem Vertragsbaustein zu, damit die Checkliste direkt als Grundlage für die Vertragsgestaltung genutzt werden kann.
Wirkung im Gesamtprozess
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Adressierte Barrierenkreisläufe
Direkt adressierte Barrieren (●) und indirekt unterstützte Kreisläufe (○) aus dem ÖPGV-Whitepaper.
Kommunen wissen bei Ausschreibungen nicht, was sie verlangen können. Oftmals werden bestehende Standards nicht genutzt, weil Mitarbeitende nicht wissen, dass diese existieren und dies beim Auftrag nicht explizit verlangen. Die Checkliste überführt intern erarbeitete Governance-Entscheidungen in konkrete, prüfbare Auswahlkriterien.
Da keine Interoperabilitätsanforderungen in Ausschreibungen gefordert werden, entstehen bei jeder Neubeschaffung weitere proprietäre Abhängigkeiten. Die Checkliste macht offene Schnittstellen und Exit-Fähigkeit zu K.O.-Kriterien, bevor Verträge abgeschlossen werden.
Jede neue Beschaffung ohne Interoperabilitätsanforderungen vertieft die Altlast-Problematik weiter und macht zukünftige Integrationen teurer. Die Checkliste verhindert, dass neue Abhängigkeiten entstehen, indem sie Anbieter systematisch auf Anschlussfähigkeit prüft.