GovTech Anforderungs-Checkliste
Thomas wählt eine neue Software für das Fallmanagement des Landkreises aus. Die Demo überzeugt, der Preis liegt im Rahmen, der Funktionsumfang passt zum Bedarf. In der Vertragsverhandlung fragt er, ob sich Daten exportieren lassen. Der Anbieter antwortet: „Grundsätzlich ja, das ist eine Zusatzleistung.” Ob die Daten nach Vertragsende in einem offenen Format vorliegen, wie die Schnittstellen dokumentiert sind und ob andere Systeme anbinden können, kommt im Gespräch nicht zur Sprache. Solche Punkte stehen in der Verhandlung selten auf der Tagesordnung. Ohne ein Werkzeug, das sie systematisch und frühzeitig abfragt, entscheidet Thomas anhand dessen, was gut sichtbar ist: Funktionsumfang und Preis.
Die Abhängigkeit vom Anbieter wird erst dann sichtbar, wenn ein Wechsel nötig wird.
Was das Werkzeug leistet
Die GovTech Anforderungs-Checkliste unterstützt bei der Auswahl externer Partner. Aufbauend auf den übrigen Werkzeugen des Kastens hilft sie, Use-Case-spezifisch die richtigen Fragen zu stellen: Sie sammelt die Punkte, die im Gespräch mit Anbietern leicht untergehen, und bringt sie früh und in einer Form auf den Tisch, in der sie sich gemeinsam besprechen lassen. Die Checkliste bewertet dabei nicht selbst und gibt kein Ergebnis vor. Sie macht sichtbar, worauf ein Anbieter belastbar antworten kann und was noch offen ist; welches Gewicht ein offener Punkt hat, entscheidet die Kommune im Kontext ihres Vorhabens. Das Ergebnis ist ein nachvollziehbares Bild des Anbieters, das die Entscheidung begründbar macht, statt sie abzunehmen.
So wird das Werkzeug angewendet
Die Checkliste wird nicht generisch, sondern für einen konkreten Use Case und je Anbieter ausgefüllt. Grundlage ist ein gemeinsames Verständnis: Vorab werden die Zielbild-Pressemitteilung (was soll erreicht werden?), die Datensteckbriefe (welche Daten kommen zum Einsatz und wie schützenswert sind sie?), die Datenökosystem-Kartierung (an welche Programme und Systeme muss die Lösung angeschlossen werden?) und die Kompetenz- und Rollenmatrix (welche Aufgaben soll der GovTech übernehmen?) mit dem Anbieter geteilt.
Die vier Fragen aus Block A prüfen den Zuschnitt auf den Use Case: ob der Anbieter genau die Aufgaben übernimmt, die intern nicht abbildbar sind, ob die Lösung an die bestehenden Systeme anschließt, ob sie mit dem Schutzbedarf der eingesetzten Daten umgehen kann und ob sie keines der in der Risiko- und Hürdenanalyse als kritisch eingestuften Risiken verstärkt.
Block B fragt die sieben Punkte ab, die unabhängig vom Use Case gelten: Verarbeitung ausschließlich im Auftrag der Kommune, keine Nutzung der Daten für eigene Zwecke, Speicher- und Verarbeitungsort, offene Schnittstellen, Datenportabilität beim Anbieterwechsel, Herkunft der Technik samt Unterlieferanten und Schutz vor Zugriff aus dem Ausland.
Nutzt die Lösung KI-Funktionen, kommen drei Fragen aus dem Anhang hinzu: ob ausgeschlossen ist, dass die eigenen Eingaben und Daten zum Weitertrainieren der KI oder für andere Kunden verwendet werden, ob nachvollziehbar ist, wie die KI zu ihren Ergebnissen kommt und woher das Modell stammt, und ob die Anwendung die Anforderungen ihrer Risikoklasse nach der EU-KI-Verordnung erfüllt.
Adressierte Barrierenkreisläufe
Direkt adressierte Barrieren (●) und indirekt unterstützte Kreisläufe (○) aus dem ÖPGV-Whitepaper.
Manche Kommunen haben Schwierigkeiten, Anforderungen an GovTechs genau festzulegen. Die Checkliste überführt intern erarbeitete Governance-Entscheidungen in konkrete, prüfbare Auswahlkriterien.
Da keine Interoperabilitätsanforderungen in Ausschreibungen gefordert werden, entstehen bei jeder Neubeschaffung weitere proprietäre Abhängigkeiten. Die Checkliste betont die Wichtigkeit offener Schnittstellen und Exit-Fähigkeit, bevor Verträge abgeschlossen werden.
Jede neue Beschaffung ohne Interoperabilitätsanforderungen vertieft die Altlast-Problematik weiter und macht zukünftige Integrationen teurer. Die Checkliste verhindert, dass neue Abhängigkeiten entstehen, indem sie Anbieter systematisch auf Anschlussfähigkeit prüft.